DMS
文档管理系统（简称DMS）是一种计算机系统（或程序集计算机）用于跟踪和存储 电子文件/图像的纸质文件。这个词有一些重叠的概念与内容管理系统。 它通常被视为一个组件企业内容管理系统(ECM)和相关的数字资产管理，文档影像，工作流系统和档案管理系统。
DMS历史[ ]
在20世纪80年代开始，很多厂商开始开发系统来管理文件为基础的文件。 这些系统管理的书面文件，其中不仅包括印刷和出版的文件，而且还包括照片，印刷品等。
后来，第二风格的系统开发，管理电子文件，即所有这些文件，或文件，在计算机上创建，并经常对本地用户的文件存储系统。 最早的电子文档管理（EDM）系统被开发的管理专利文件类型，或数量有限的文件格式。 这些系统的许多人后来被称为文件成像系统，因为主要功能是采集，存储，索引和检索的图像文件格式。 这些系统能够使一个组织捕捉和传真的形式，保存为图像文件的副本，并存储安全和快速检索（检索图像库中的文件有可能因为系统处理的文件，因为它从文本提取被抓获，文本索引和检索功能，提供的文本）。
电火花加工系统发展到哪里该系统能够管理任何类型的文件格式，可以在网络上存储的类型。 成长中的应用，以包括电子文档，协作工具，安全和审计能力。
DMS的组件[ ]
文件管理系统通常提供存储，版本，元数据，安全，以及索引和检索等功能。 下面是这些组件的描述：
元数据[ ]
元数据通常存储每个文件。 元数据可为例子，包括在它的文件存储日期和储存用户的身份。 在DMS也可以提取元数据文件从自动或提示用户添加元数据。 有些系统还可以使用 光学字符识别的扫描图像，文本或电子文件进行提取。 由此产生的提取的文本可以被用来帮助用户在其自己的定位，确定可能的文本文件的关键字或提供全面的搜索功能，或者可以使用。提取的文本也可以被存储为一个元数据的组成部分，集合存储与图像，文件或单独作为一个搜索源。
积分[ ]
许多文件管理系统试图整合到其他应用程序文件直接管理，使用户可以直接从现有文档检索文档管理系统信息库，进行更改，更改后的文件保存回版本库作为一个新的，一切不留申请。 这种一体化是普遍可用的办公套件和电子邮件或协作/群件软件。 经常使用，如集成的开放标准 ODMA， LDAP的， WebDAV的 和 SOAP的管制，允许与其他软件整合内部和遵守。
捕获[ ]
捕获主要涉及受理和处理图像文件的文件， 扫描仪或多功能打印机。光学字符识别 （OCR）软件经常会用到，无论是软件集成到硬件或作为独立的，以数字图像转换成机器可读的文本。 光学标记识别 （光标阅读机）软件有时被用来提取气泡值复选框或。 捕捉可能还涉及接受电子文件及其他计算机为基础的文件。
索引[ ]
索引可以作为简单的标识符作为文件保存曲目独特，但往往需要更复杂的形式，通过提供的文件分类索引的元数据，甚至通过文字内容提取的文件索引存在，主要是支持检索。一个快速检索领域是至关重要的索引创建的拓扑结构。
存储[ ]
存储电子文件。文件存储的文件往往包括管理相同;在何处存储，多长时间，一个存储介质迁移的文件从另一个（分层存储管理）和最终文件销毁。
恢复[ ]
检索存储电子文件的。虽然该文件的概念检索特定很简单，在电子检索方面可能会相当复杂，功能强大。简单检索文件的人可支持，允许用户指定的唯一文件标识符，并具有该系统使用的基本指标（或在其数据存储非索引查询）来检索文件。更加灵活的检索允许用户指定搜索条件的部分，涉及的文件标识符和/或元部件的预期。这通常会返回一个条款清单文件，符合用户的搜索。有些系统提供的能力来指定一个布尔表达式 包含多个关键字或词组如预期存在于文件的内容。 该查询检索的这种支持可能是以前建索引，或可能通过执行文件的内容，更费时搜索返回文件清单的潜在相关。
分配[ ]
一种配发布的文件，必须在一个不能轻易改变格式。 作为一个普遍的做法在法律规定的行业，一个文档的原始母带通常是从未分配比其他用于存档。 如果一个文件被分配在一个电子监管环境，那么该设备的工作任务要质量认可和验证。同样的质量认可电子分销运营商已经被使用。这种方法适用于该系统，其中的文件要相互交换，如果该文件的完整性的需求,既是高度。
安全[ ]
文档安全是至关重要的许多文档管理应用程序。某些文件符合要求，可根据相当复杂的文件类型。 例如，在美国的健康保险流通与责任法案 （HIPAA）的要求决定了医疗文件具有一定的安全要求。 有些文件管理系统有一个权限管理模块，允许管理员授予访问权限的人依据文件类型，只有某些人或团体。 在文档的创建标志，当时的印刷或PDF是一个至关重要的因素排除修改或误用。
工作流程[ ]
工作流程是一个复杂的问题，有些文件管理系统有一个内置的工作流模块。有不同类型的工作流程。 用法取决于环境的电子文档管理系统（EDMS）是适用于。 手动工作流程要求用户查看文件，并决定将其发送给谁。基于规则的工作流允许管理员创建一个规则，一个组织的支配，通过该文件的流程：例如，发票经过批准过程，然后被路由到应付帐款部门。 动态规则允许的分行将在一个工作流过程中创建的。一个简单的例子是将输入的发票金额，如果金额超过一定数额较低的设置，它遵循该组织通过不同的路线。 先进的工作流程机制可以操纵的内容或外部进程的信号，而这些规则效果。
合作[ ]
合作应在电子文件管理系统所固有的。在其基本形式，电子文件管理系统的协作应该允许文档被检索和工作经授权的用户。 访问应阻止其他用户同时工作，现正就上述文件进行。 其他形式的合作先进允许多个用户查看和修改（或标记）在一个协作会话，在同一时间的文件。 由此产生的文件应该是可见其最后形状，同时还存储了每个用户的协作会议期间所做的标记。
版本[ ]
版本是哪些文件或检查出的文档管理系统，使用户可以检索以前的版本，并继续从选定点的工作进程。 版本控制的文件是随时间变化的，需要更新有用的，但它可能需要回到以前的副本或参考。
搜索[ ]
查找文件和文件夹使用模板属性或全文检索。 文件可以使用各种属性和搜索文件的内容
出版[ ]
发布的文件，有时程序繁琐涉及的校对，同行或公共审查，授权，印刷和审批等步骤，确保这些 谨慎 和逻辑思维。任何不小心处理可能会导致文件不准确的，因此，误导或破坏其用户和读者。 在法律规定的行业，对一些程序要完成相应的签署证明了他们的签名和日期（S）对其中的文件指的是国际标准化组织 01.140.40师ICS和信息35.240.30进一步。
从已公布的文件应的格式是不容易改变的工具没有具体的知识或，但它是只读或可移植的。